ईमेल के फायदे और नुकसान

ईमेल के फायदे और नुकसान: संचार एक व्यवसाय की सफलता का प्रवेश द्वार है, और ईमेल के रूप में आसान और सटीक कुछ का लाभ उठाते हुए कुछ मूलभूत नियम और दिशानिर्देश हैं। जैसे-जैसे नई तकनीक अधिक आसानी से सुलभ होती जा रही है और निगमों का विकास जारी है, कंपनियों और फर्मों की एक तेजी से बढ़ती हुई श्रृंखला निर्देशों, डेटा और विचारों को संप्रेषित करने के अपने प्रमुख साधन के रूप में ईमेल को अपनाती है।

कई लोगों के निगमों पर एक ईमेल का सुखद प्रभाव पड़ा है। कई अन्य लोगों के लिए, ईमेल केवल हमले की एक अस्थायी स्पैमिंग लाइन है जिससे वे बचना पसंद करते हैं। हर उपज के लिए ईमेल करने के नुकसान हैं।

ईमेल क्या है? ईमेल के फायदे और नुकसान

ईमेल डिजिटल पत्राचार का एक तरीका है जिसे 1970 के दशक में पत्रों और टेलीग्राम की अवधि के दौरान तेजी से सूचना के आदान-प्रदान को सक्षम करने के लिए तैयार किया गया था और जिस तरह से व्यक्तियों ने एक दूसरे के साथ बातचीत की थी। रे टॉमलिंसन को “ईमेल सिस्टम के जनक” के रूप में स्वीकार किया जाता है, और वह ARPANET पर दो कंप्यूटर नेटवर्क के बीच एक ईमेल भेजने के उद्घाटनकर्ता थे।

फिर भी, इस तरह की बातचीत के न्यूनतम प्रयास के बावजूद, ईमेल के महत्वपूर्ण लाभ और संभावित डाउनसाइड्स हैं जिन्हें स्वीकार किया जाना चाहिए इससे पहले कि कोई अपनी अधिकतम क्षमता के लिए ईमेल का सही और कुशलता से उपयोग कर सके। ईमेल के कई फायदे हैं। प्रत्येक उचित रूप से तैयार किए गए व्यवसाय ईमेल के लिए, अनगिनत स्पैम संदेश हैं जो कई व्यक्तियों को प्राप्त करने की अपेक्षा नहीं करेंगे।

कॉर्पोरेट संचार में ईमेल को अपनाने के कुछ विशिष्ट लाभ और कमियां हैं। ईमेल के सकारात्मक और नकारात्मक पहलुओं को जानने से आपको यह पता लगाने में मदद मिल सकती है कि आप इसका उपयोग करने के लिए कितनी ऊर्जा लगाते हैं।

ईमेल के लाभ

1. बिना किसी कागज की आवश्यकता के: ईमेल की महत्वपूर्ण ताकत जिसे हम समझ सकते हैं वह यह है कि यह कागज रहित है। निर्देशों और प्रदर्शन बुलेटिनों को कागज पर प्रारूपित करने और उन्हें साझा करने के बजाय ईमेल द्वारा संप्रेषित किया जा सकता है। यह बहुत कम अनावश्यक सामग्री के साथ प्रक्रिया को सरल और अधिक सुविधाजनक बनाता है और ग्रह के लिए फायदेमंद है।
2. ईमेल बिल्कुल मुफ्त है: जब अन्य संचार प्लेटफार्मों के विपरीत, ईमेल प्रभावी रूप से मुफ़्त है। यह मोटे तौर पर फैक्स, फोन और अन्य कूरियर समाधानों के बराबर है। फिर भी, कोई भी विकल्प ईमेल जितना किफायती नहीं है। ऐसे निश्चित व्यावसायिक समाधान हैं जिनके लिए आपको वित्तीय संसाधनों का खर्च उठाना पड़ सकता है, लेकिन व्यक्तिगत ईमेल कहीं भी और हर जगह स्वतंत्र रूप से उपलब्ध है।
3. व्यवस्था करने के लिए सरल और सीधा: भेजे और प्राप्त किए गए संदेशों और अनुलग्नकों को रणनीतिक, व्यवस्थित और काफी मज़बूती से प्रबंधित किया जा सकता है। हार्डकॉपी की तुलना में ईमेल को इकट्ठा करना बहुत आसान है।
4. प्राथमिकताओं को स्थापित करना आसान है: आने वाले संदेशों में विषय पंक्तियाँ होती हैं जो संभावित रूप से आपको उन्हें पढ़े बिना भी उन्हें त्यागने की अनुमति देती हैं। यह समय बचाने में मदद करता है जो अन्यथा प्रत्येक पत्र की जांच करने और यह पता लगाने में निवेश किया जाएगा कि इसमें क्या शामिल है।
5. गति और चपलता: किसी को भी ईमेल किसी भी क्षण और एक दूसरे विभाजन में भेजा जा सकता है। यह अविश्वसनीय रूप से तेज़ ईमेल सिस्टम हैं। एक सेकंड के एक अंश में, इंटरनेट पर कोई भी व्यक्ति आपके द्वारा पोस्ट किया गया ईमेल प्राप्त कर सकता है। कोई अन्य वाणिज्यिक वितरण तंत्र नहीं है जो वास्तव में इसे तुरंत संचालित कर सके। नतीजतन, यह कंपनी को तेजी से रणनीतिक निर्णय लेने में भी सुविधा प्रदान करता है।
6. ऑनलाइन गोपनीयता: चूंकि ईमेल अधिकांश पेशेवर, सार्थक बातचीत के एक महत्वपूर्ण हिस्से के लिए क्षतिपूर्ति करते हैं, इसलिए भाषा के ऐसे चैनलों को सुरक्षित रखा जाना चाहिए ताकि लीक होने वाली जानकारी को कम किया जा सके। लोकप्रिय ईमेल सर्वर अपनी सेवाओं को समझौता होने से पर्याप्त रूप से सुरक्षित रखने के लिए एक भाग्य खर्च करते हैं।
7. प्रचार उपकरण: जितने चाहें उतने प्राप्तकर्ताओं को सटीक ईमेल वितरित करें। संशोधन भी स्पष्ट और सीधे हैं।

ईमेल के नुकसान

यद्यपि अच्छे संचार के लिए ईमेल में न्यूनतम प्रयास की आवश्यकता होती है, कॉर्पोरेट संचार में ईमेल की कमियों को स्पष्ट रूप से अनदेखा नहीं किया जाना चाहिए। ऐसे कुछ उदाहरण हैं जहां यह उतना उपयोगी या प्रभावी नहीं है।

1. पूरी तरह से महत्वहीन स्पैम से निपटना: क्या आप जानते हैं कि कितने उपयोगकर्ताओं को स्पैम भेजने वाले स्पैमर द्वारा धोखा दिया गया है, ज्यादातर ईमेल के माध्यम से? भले ही अधिकांश स्पैम ईमेल अंततः स्पैम फ़ोल्डर में चले जाते हैं, फिर भी एक जोखिम है कि आप स्पैमर द्वारा पकड़ लिए जाएंगे। स्पैम और जंक मेल से निपटने की कोशिश इंटरनेट के सबसे अधिक समय लेने वाले पहलुओं में से एक है जिससे हर कीमत पर बचना चाहता है। ईमेल का उपयोग करने से लगातार स्पैम मेल की यह समस्या उत्पन्न होती है, जो हमेशा जलन का कारण बनती है।
2. संग्रहीत डेटा की संवेदनशीलता: डेटा के मामले में, ईमेल काफी असुरक्षित हैं। किसी के पत्र और मुद्रित ईमेल को हटाने में बहुत प्रयास और समय लगता है। हालाँकि, ईमेल कुछ ही मिनटों में नष्ट हो सकते हैं। साथ ही, यदि वेबसाइट व्यवसाय से बाहर हो जाती है या नीचे चली जाती है, तो सर्वर पर मौजूद जानकारी मिटा दी जा सकती है।
3. समय लगता है: जबकि ईमेल को इसके निकट-तात्कालिक डेटा हस्तांतरण के लिए स्वीकार किया जाता है, इससे गंभीर समय की हानि भी हो सकती है क्योंकि अधिकांश व्यक्तियों को अन्य विभागों के ईमेल के माध्यम से फ़िल्टर करने में महत्वपूर्ण मात्रा में निवेश करना होगा। जैसे-जैसे करियर की सीढ़ी आगे बढ़ती है, परिदृश्य और भी खराब होता जाता है।
4. मेलबॉक्स को लगातार चेक करना जरूरी है: अनिवार्य रूप से सूचित रहने के लिए, उपयोगकर्ताओं को समय-समय पर अपने इनबॉक्स की जांच करनी चाहिए।
5. यह वायरस आपके डिवाइस में घुसपैठ कर सकता है: यह एक मैलवेयर स्रोत है। इसमें कंप्यूटर को नुकसान पहुंचाने, उपयोगकर्ता की ईमेल संपर्क सूची तक पहुंच प्राप्त करने और दुनिया भर के व्यक्तियों के एक बड़े अनुपात में खुद को भेजने की क्षमता है।
6. ईमेल जानकारी की भीड़ पैदा कर सकता है: कुछ मेलों को नज़रअंदाज किया जा सकता है या अलग रखा जा सकता है, खासकर अगर ईमेल का पर्याप्त प्रतिशत प्रवेश कर रहा है और नेटवर्क ने काम करने वाले उपकरणों पर ईमेल अलर्ट सिस्टम लागू नहीं किया है।
7. विस्तारित अवधि के लिए ईमेल की उपेक्षा नहीं की जा सकती: ऐसा इसलिए है क्योंकि इसके लिए नियमित प्रबंधन की आवश्यकता होती है। यदि आप इसे अनदेखा कर देते हैं, तो आपके इनबॉक्स में और भी अधिक ईमेल तब तक जमा होंगे जब तक कि यह पूरी तरह से अप्रबंधनीय न हो जाए।

ईमेल के फायदे और नुकसान के लिए तुलना तालिका

ईमेल के पेशेवरों और विपक्षों पर अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न

प्रश्न 1. व्यापार के मामले में बातचीत का सबसे तेज़ तरीका कौन सा है?

जवाब: फैक्स, पत्र और यहां तक ​​कि उस स्थिति में कॉल की तुलना में ईमेल बातचीत का सबसे तेज़ तरीका है।

प्रश्न 2. मैं उन स्पैम ईमेल से कैसे छुटकारा पा सकता हूँ जो आवश्यक या उचित नहीं हैं?

जवाब: स्पैम से निपटना हमेशा परेशानी भरा और समय लेने वाला होता है। इसलिए हमेशा एंटी-स्पैम सॉफ्टवेयर का इस्तेमाल करना चाहिए।

प्रश्न 3. क्या फोंट का एक सेट है जिसे आधिकारिक ईमेल में शामिल किया जाना चाहिए?

जवाब:
व्यावसायिकता की एक निश्चित डिग्री सुनिश्चित करने के लिए, आधिकारिक संचार में उपयोग किए जाने वाले फोंट का सम्मानजनक रूप होना चाहिए। जबकि कुछ शैलियाँ, जैसे कैलिबरी, लोकप्रिय हैं और व्यापक रूप से उपयोग की जाती हैं, अन्य अस्वीकृत हैं। अत्यधिक तुच्छ टाइपफेस, जैसे कि कॉमिक सैंस, लेखक द्वारा इच्छित संदेश से ध्यान हटाते हैं।